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allgemeine Fragen

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Programmversionen
Programmversionen

Die Software steht unter folgenden Versionen zur Verfügung.

  • KitaExperte - Programmversion für Kita-Träger mit mehreren Kitas
  • KitaExperte light - Programmversion für nur eine Kita
Wieviele Kitas/Kinder können mit KitaExperte verwaltet werden?
Wieviele Kitas/Kinder können mit KitaExperte verwaltet werden?

Aus technischer Sicht sind unbegrenzt viele Kitas beziehungsweise Kinder mit KitaExperte verwaltbar.
Bisher sind uns keine Einschränkungen oder Probleme bei der Verwaltung sehr vieler Kinder bekannt. Die meist verwalteten Kinder eines Trägers liegen derzeit bei 1300 Kindern, ohne Probleme.
Falls Sie KitaExperte mit noch mehr Kindern im Einsatz haben und daraus resultierende Probleme feststellen, melden Sie uns dies bitte.

Darf ich die Software selbst an meine Wünsche anpassen?
Darf ich die Software selbst an meine Wünsche anpassen?

Ja, Sie dürfen die Software selbst verändern oder verändern lassen. Der Quellcode von KitaExperte steht unter der Creative Commons 3.0 Lizenz. Diese erlaubt grundsätzlich Abwandlungen und Bearbeitungen der Software anzufertigen, sowie den nicht-kommerziellen oder auch den kommerziellen Einsatz der Software unter folgender Bedingung:
Die Namensnennung des Autors/Programmierers und die Rückverlinkung zur KitaExperte-Projekthomepage muss innerhalb des Programmes gewährleistet sein (also darf der Info-Button oben rechts im Programm nicht entfernt und sein Inhalt nicht verändert werden).
Falls diese Nutzungsbedingungen für Ihr Vorhaben nicht umsetzbar sind, dann setzten Sie sich zur Prüfung eines anderen Lizenzmodells mit uns in Verbindung.

Übernehmen Sie Anpassungs-Programmierungen?
Übernehmen Sie Anpassungs-Programmierungen?

Ja, wir passen KitaExperte auch an Ihre Anforderungen an.
Sprechen Sie uns diesbezüglich an.

Wer steht hinter der Entwicklung von KitaExperte?
Wer steht hinter der Entwicklung von KitaExperte?

Die Software wird von progtw (Programmierung Thomas Weise) entwickelt.

Fragen zur Benutzung

Fragen zur Benutzung

Wie ist der Ablauf einer Monatsabrechnung?
Wie ist der Ablauf einer Monatsabrechnung?
  1. Monatskosten eingeben - Geben Sie hier für jedes Kind die im gesamten Monat angefallenen variablen Kosten ein. Dies sind beispielsweise Anzahl Frühstück, Mittag, Vesper, Trinken usw. Desweiteren können frei definierbare Beträge eingegeben werden, beispielsweise für Kinobesuch, zusätzliche Betreuungszeiten usw. Sie können die Eingabe jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen, solange der Monat noch nicht von Ihnen abgerechnet wurde (vergessen Sie aber nicht zu speichern).
  2. Monat abrechnen - Bei jedem Öffnen dieses Programmfensters laufen im Hintergrund verschiedene Prüfroutinen ab, dadurch kann sich die Anzeige durchaus einen Moment verzögern.
    Was tut das System im Hintergrund?
    • Prüfung Stammdaten Kinder (Einrichtungsart, Betreuungszeit, Familienstand, wievieltes Kind, Jugendamtzuschüsse, Eingliederungshilfe, variable Monatskosten usw.)
    • Berechnung Elternbeitrag anhand von Einrichtungsart, Betreuungszeit, Familienstand und wievieltes Kind
    • Abzug eventueller Jugendamtzuschüsse und Eingliederungshilfe
    • Hinzurechnen der variablen Monatskosten wie Essen usw.
    • Ausgabe der Tabellen für Lastschriftler und Barzahler
    • interne Berechnung des Personalschlüssels (auch Vollzeit-Äquivalent oder VzÄ genannt) für spätere Personalstundenverwaltung
    Wenn Sie auf speichern klicken ist der Monat abgerechnet und nicht mehr änderbar.
  3. Sepa-Lastschriftdatei erstellen (nur, falls Sie alle Lastschriften der Eltern mit Ihrem FiBu-Programm an Ihr Kreditinstitut buchen möchten)
    Hier können Sie eine sogenannte Sepa-Lastschriftdatei auf Ihren PC herunterladen. Diese Sepa-Lastschriftdatei können Sie dann später in Ihrem FiBu-Programm öffnen und damit alle Lastschriften der Eltern in einem Rutsch buchen.
    Falls gewünscht können Sie auch gleich einen dazugehörigen Datenträgerbegleitzettel für Ihre Unterlagen mit ausdrucken.
  4. Personalstunden verwalten (nur, falls Sie die Personalstundenverwaltung nach berechnetem Personalschlüssel verwenden)
    Hier können Sie anhand des laut Monatsabrechnung errechneten Personalschlüssels und zusätzlich frei hinzufügbaren Posten, die zur Verfügung stehenden Stunden auf das Personal verteilen. Intern wird ein Stundenkonto geführt, sodass nicht aufgebrauchte oder Minusstunden im Folgemonat wieder zur Verfügung stehen.
Wie wird die Arbeitszeit des Personals verwaltet
Wie wird die Arbeitszeit des Personals verwaltet

Wählen Sie Vorgänge → Personalstunden verwalten.

Die Personalstunden können immer nur für den aktuellen Monat und nach erfolgter Monatsabrechnung verwaltet werden.
Aufbau des Programmfensters:

  • Reststunden vom Vormonat - Wie der Name sagt, die im Vormonat nicht aufgebrauchten, oder Minusstunden.
  • laut VzÄ verfügbare Stunden - Anhand der Monatsabrechnung berechneter Personalschlüssel, bzw. die daraus resultierenden Personalstunden.
  • Sonstige verfügbare Stunden - Stellt eine Eingabemöglichkeit für eventuell zusätzlich verrechenbare Plus- oder Minusstunden dar (4 Felder).
  • gesamt verfügbare Stunden - Berechnet die gesamt zur verfügbaren Personalstunden gleich bei der Eingabe.
  • verfügbare Stunden auf das Personal aufteilen - Hier wird das aktuell verfügbare Personal aufgelistet. Verteilen Sie in diesen Zeilen die verfügbaren Stunden auf das Personal.
  • verbleibende Reststunden - Berechnet die verbleibenden/restlichen Personalstunden gleich bei der Eingabe. Diese Stunden stehen im Folgemonat wieder mit zur Verfügung.
Wie erledige ich die monatlichen Lastschriften der Eltern?
Wie erledige ich die monatlichen Lastschriften der Eltern?

Wählen Sie Vorgänge → Sepa-Lastschriftdatei erstellen.

Nach erfolgter Monatsabrechnung des aktuellen Monats besteht die Möglichkeit, eine Sepa-Lastschriftdatei zu erzeugen (in KitaExperte Sepa-Lastschriftdatei genannt.

Speichern Sie sich die Sepa-Lastschriftdatei auf Ihren Rechner und verwenden diese zum Lastschrifteinzug mit Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm.

Wie erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge?
Wie erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge?

In jedem Bundesland gibt es verschiedene Gesetzesvorlagen zur Berechnung der Elternbeiträge. Hinzu kommt noch, dass die jeweiligen Träger der Kindertagesstätten die Höhe der Elternbeiträge nach eigenen Gesichtspunkten festlegen.
Daraus resultierend ist es schlicht nicht möglich, die Berechnung der Elternbeiträge deutschlandweit einheilich in KitaExperte zu bewerkstelligen.
In vielen Bundesländern erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge anhand der Einkommen der Erziehungsberechtigten, in anderen widerum pauschal anhand von Betreuungszeit, Familienstand, Einrichtungsart und Anzahl Geschwisterkinder.
Aus diesem Grunde setzen wir uns mit den jeweiligen Kita-Trägern vor der Übergabe unserer Software gern in Verbindung, um die jeweiligen Anforderungen des Trägers in das speziell für diesen Träger geschnürte Softwarepaket liefern zu können.

Wie erfolgt die Berechnung der insgesamt von den Eltern zu zahlenden Kosten?
Wie erfolgt die Berechnung der insgesamt von den Eltern zu zahlenden Kosten?

Die insgesamt von den Eltern zu zahlenden monatlichen Kosten berechnen sich aus den automatisch ermittelten Elternbeiträgen, eventuell verfügbaren Jugendamtzuschüsse und den variablen Monatskosten wie Essen usw.
Dabei sind beispielsweise Fehlbeträge von Vormonaten und sonstige oder ungeplante Kosten vor jeder Monatsabrechnung im Programm zu erfassen.
Die zusammengefassten Kosten können nach der Monatsabrechnung mit Hilfe einer Sepa-Lastschriftdatei mit einen FiBu-Programm als Lastschrift von den Bankverbindungen der Eltern abgebucht werden.
Falls Eltern dies wünschen, sind Quittungen mit den monatlichen Kostenzusammenstellungen ausdruckbar.

Fragen zur Sicherheit

Fragen zur Sicherheit

Hardware-Sicherheit
Hardware-Sicherheit

Der eingesetzte Server befindet sich in einem "rund um die Uhr" besetzten Rechenzentrum. Das Rechenzentrum erfüllt alle für die physikalische Sicherheit notwendigen Anforderungen. Das Rechenzentrum wird laufend technisch und personell überwacht. Insbesondere haben nur autorisierte Personen Zugang zum Server-Raum. Damit sind die Daten vor physikalischen Zugriff geschützt.

Sicherheit bei der Datenübertragung
Sicherheit bei der Datenübertragung

Um ein Abhören der Daten auf Ihrem Weg durch das Internet zu verhindern werden die Daten durch das Protokoll HTTP-over-SSL (https) verschlüsselt. Der SSL-Check der Stiftung Warentest bewertet diese Art der Verschlüsselung als uneingeschränkt empfehlenswert für Online-Banking.

Zugang zu Programm und Datenbank
Zugang zu Programm und Datenbank

Der Zugang zum KitaExperte erfolgt über eine Benutzerverwaltung UND einem Verzeichnisschutz auf dem Server. Die Passwörter sind außerhalb der über das Internet erreichbaren Verzeichnisse abgelegt. Die Datenbank ist noch einmal extra abgesichert und per Servereinstellung nur direkt über KitaExperte (nach einer weiteren unabhängigen Authentifizierung) ansprechbar.

Datenschutz
Datenschutz

Auf den Benutzer-PC's werden während der Arbeit von KitaExperte keinerlei Berechnungen, Auswertungen vorgenommen und keine Daten gespeichert, es sei denn, der Benutzer leitet dies ausdrücklich ein. Sämtliche Arbeit mit den Daten werden auf dem Webserver erledigt und die Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich in der Datenbank. Die Benutzer-PC's dienen ausschließlich der Datenein und -ausgabe.

Fragen zur Technik

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noch keine Fragen vorhanden
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