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KitaExperte ist eine webbasierte Software für Kita-Träger zur Verwaltung und monatlichen Abrechnung von Kindertagesstätten.

Der Vorteil liegt im ortsunabhängigen Zugriff auf das zentral gelagerte Programm. Dies ermöglicht die Programmnutzung sowohl vom Verwaltungsbüro des Trägers als auch von den einzelnen Kitas aus. Jederzeit kann von verschiedenen Stellen auf ein und denselben Datenbestand zugegriffen werden. Die monatlichen Abrechnungen (und der damit verbundene Lastschrifteinzug) können vom Träger oder von den einzelnen Kitas durchgeführt werden.

KitaExperte ist ein Produkt von progtw (ausgesprochen prog-t-w, steht für Programmierung Thomas Weise).

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geringe Anforderungen

geringe Anforderungen

keine speziellen Computerkenntnisse nötig

Zum Arbeiten mit KitaExperte benötigen Sie keine speziellen Computerkenntnisse und müssen auch kein Excel- oder sonstiger Experte sein. Zumindest sind Einfachheit und Übersichtlichkeit unsere Hauptziele der Programm-Entwicklung.

Falls Sie unverständliche Stellen im Programm entdecken, scheuen Sie sich bitte nicht, uns darauf hinzuweisen. Das Feedback der Nutzer ist der beste Weg, KitaExperte immer noch besser zu entwickeln.

auch für ältere Computer geeignet

Für die Nutzung von KitaExperte eignet sich jeder heute gängige Computer mit Internetzugang, als Faustregel kann man davon ausgehen, dass ein bis zu 5 Jahre alter Computer immer noch völlig für das Arbeiten mit KitaExperte geeignet ist.

Das liegt daran, dass auf dem Computer keinerlei zusätzliche Software installiert werden muss. Der Zugriff zu KitaExperte kann mit jedem x-beliebigen Web-Browser erfolgen (jedes Betriebssystem verfügt über mindestens einen Web-Browser.

unabhängig vom Betriebssystem

Es ist egal, mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten, sei es Windows, Linux, BSD oder Sie nennen ein Macintosh-System Ihr Eigen. Denn jedes Betriebssystem hat mindestens einen Web-Browser von Haus aus integriert. Dieser Web-Browser genügt zum Bedienen von KitaExperte.

das Bindeglied (Ihr Computer ←→ KitaExperte) ist Ihr Web-Browser

Oft heißt der vorhandene Web-Browser Firefox oder Internet Explorer. Aber auch andere Web-Browser, wie Opera, Safari, Chrome, Mozilla usw. sind genauso gut geeignet.

Nur falls Sie es gar nicht wissen und es Sie interessiert, welchen Web-Browser Sie jetzt gerade verwenden, halten Sie mal ganz links oben in Ihrem "Programmfenster" nach einem dieser Icons Ausschau:

  • Icon Firefox - Firefox
  • Icon IE6 - Internet Explorer 6
  • Icon IE7 - Internet Explorer 7
  • Icon Opera - Opera
  • Icon Safari - Safari
  • Icon Google Chrome - Google Chrome
  • Icon Mozilla - Mozilla
leicht bedienbar

leicht bedienbar

Das Hauptaugenmerk bei der Entwicklung von KitaExperte wurde auf eine leichte, sich selbst erklärende Bedienbarkeit gelegt.

Programmeinteilung

Das folgende Bild verdeutlicht die Einteilung des Programmes.

  • Stammdaten - alle Daten zu den Kindern, Erziehungsberechtigten und dem Personal.
  • Vorgänge - die monatlich durchzuführenden Aufgaben (Monatsabrechnung).
  • Listen - alle verfügbaren Zusammenstellungen, auch zum Export nach PDF, Excel usw.

Screenshot Programmeinteilung

Tipps

Klicken Sie im Programmfenster oben rechts auf Tipps, um sich Tipps zur Benutzung des jeweiligen Abschnitts anzeigen zu lassen.
Die Tipps werden im rechten Teil des Programmfensters angezeigt.
Um die Tipps wieder auszublenden klicken Sie erneut auf Tipps.

Screenshot Tipps/Hilfe

Hilfe

Klicken Sie im Programmfenster oben rechts auf Hilfe, um sich eine ausführlichere Hilfeanleitung zur Benutzung des jeweiligen Abschnitts anzeigen zu lassen.
Die Hilfe wird im unteren Teil des Programmfensters angezeigt.
Um die Hilfe wieder auszublenden klicken Sie erneut auf Hilfe.

Screenshot Tipps/Hilfe

keine Installation

keine Installation

Ihr Computer ist sofort startbereit

Sofern Sie nicht die Einzelplatzversion von KitaExperte verwenden, wird auf dem zugreifenden Computer keinerlei zusätzliche Software benötigt.

Sie können praktisch, egal wo Sie sich gerade befinden und welchen Computer sie vor sich stehen haben, jederzeit auf KitaExperte zugreifen. Einzige Voraussetzung ist ein funktionierender Internetzugang auf dem Computer (und natürlich ein vorhandener Benutzeraccount samt Passwort für die Anmeldung am Programm).

kein Update-Stress

Ein weiterer Vorteil in diesem Zusammenhang sind die Programm-Updates, die nur an einer einzigen Stelle einzupflegen sind. Wenn Sie als Träger mehrere Kitas verwalten und schon einmal ein Programm-Update auf allen Kita-Rechnern einspielen mussten, werden Sie dies zu schätzen wissen.

Und falls Sie sich für ein Hosting bei uns entscheiden, dann müssen Sie sich über die Programm-Updates überhaupt keine Sorgen mehr machen.

hohe Sicherheit

hohe Sicherheit

Für den Laien mag es paradox klingen: Wieso sollte ein webbasiertes PC-Programm sicherer sein, als ein PC-Programm, das auf verschiedenen Rechnern lokal installiert ist?

Hier soll jetzt kein Meinungsstreit über webbasierte Software entfacht werden. Dazu sollte sich jeder seine eigene Meinung bilden. Als Überlegungshilfe beantworten Sie für sich folgende Fragen

Sicherheit von lokal installierten PC-Programmen
  • Zugang zu den Daten auf einer Festplatte allgemein

    • Wie sicher sind Daten auf einem PC? ?
    • Wer hat Zugang zu dem Computer? ?
    • Wie sind die Daten auf dem Computer vor ungewolltem Zugriff geschützt? ?
  • Datensicherung und Backup

    • Ist auf dem jeweiligen Computer eine automatische Datensicherung (Backup) eingerichtet? ?
    • Wohin werden Daten gesichert und wo lagern diese Sicherungsmedien? ?
Sicherheit von webbasierten Programmen
  • Datensicherheit im Internet allgemein

    • Wie sicher sind Daten auf einem Webserver? ?
    • Wie sicher sind Daten während der Übertragung im Internet? ?
  • Datensicherung und Backup

    • Wie erfolgt die Datensicherung (Backup) auf dem Webserver? ?
    • Kann ich neben dem automatischen Backup des Webservers auch zusätzlich manuell Backups durchführen? ?
mehrere Kitas

mehrere Kitas

geeignet für kirchliche und freie Träger sowie Kommunen

KitaExperte ist "mehrmandantenfähig". Das heißt, es können unbegrenzt viele Kindertagesstätten von unbegrenzt vielen Benutzern verwaltet werden. Deshalb ist KitaExperte ideal geeignet für Träger, die mehrere Kita's verwalten.

Verwaltung an zentraler Stelle

Die Kita's und die Benutzer des Programmes können nur an einer zentralen Stelle angelegt und bearbeitet werden. Die Auslagerung dieser Zugangsdaten außerhalb des Webspace der jeweiligen Domain bietet ein Höchstmaß an Sicherheit.

Export für FiBu-Programme

Export für FiBu-Programme

Sepa-Lastschriftdatei für automatischen Bankeinzug per Lastschrift

Um die anfallenden Bank-Lastschriften der Eltern nach jeder Monatsabrechnung mit einem Finanzbuchhaltungs-Programm in einem Rutsch zu erledigen, können Sie im KitaExperte eine sogenannte Sepa-Lastschriftdatei erzeugen.

Sie können Ihr FiBu-Programm weiterhin verwenden

Diese Sepa-Lastschriftdatei kann in jedem uns bekannten FiBu-Programm verwendet werden, um die anfallenden Bank-Geschäfte vorzunehmen.

druckbare Listen

druckbare Listen

Stammdaten-, Abrechnungs- und sonstige Listen

Aus den Monatsabrechnungen oder den Stammdaten können die verschiedensten Listen generiert werden.

pdf-Format zum ausdrucken speichern oder archivieren
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Die wichtigsten Listen werden dabei als PDF angeboten, was oft layouttechnischen Ärger erspart, wie beispielsweise falsche Zeilenumbrüche, Tabellenraster oder Seitenumbrüche. Das PDF-Format eignet sich ausgezeichnet zu Ausdruck, zum Archivieren oder zur einfachen Weitergabe in Dateiform.

selbst zusammenstellbare Listen im CSV- oder EXCEL-Format

Aus den Stammdaten kann man außerdem auch Listen mit den gewünschten Spalten und Sortierkriterien selbst zusammenstellen und als CSV-Datei im OpenOffice oder als Excel-Datei in Microsoft Office öffnen.

Sonstiges

Sonstiges

  • anfallende Kosten im Monat

    Diese unterteilen sich in feste und veränderliche Kosten.

    feste Kosten

    Die festen Kosten sind die Elternbeiträge und eventuelle Vergünstigungen wie Zuschüsse vom Jugendamt oder eine gewährte Eingliederungshilfe. Diese festen Kosten werden vom KitaExperte für jedes Kind anhand Betreuungszeit, Familienstand und Kinderanzahl automatisch generiert.

    veränderliche Kosten

    Die folgenden veränderlichen Kosten können jeden Monat vor der Monatsabrechnung manuell eingegeben werden:

    • Anzahl für Frühstück, Mittag, Vesper und Trinken
    • ein Betrag für zusätzliche Betreuungszeit
    • frei definierbare Spalten für sonstige Kosten oder Korrekturbeträge
  • Monatsabrechnung

    Nach der Eingabe der Monatsdaten kann der jeweilige Monat abgerechnet werden. Dabei laufen intern eine Menge Prüfroutinen ab, so kann es je nach Anzahl der Kinder schonmal bis zu 5 Sekunden dauern, bis das Programm alles berechnet und gespeichert hat.

    Nach der vorgenommenen Abrechnung ist dieser Monat dann passe, das heißt es können keine Änderungen an diesem Monat mehr vorgenommen werden. Eventuelle Korrekturen (wenn man beispielsweise vergessen hat das Trinken zu berechnen) können danach ausschließlich über den Folgemonat vorgenommen werden.

  • VzÄ (Vollzeit-Äquivalent)

    KitaExperte berechnet bei jeder Monatsabrechnung anhand der Kinderzahlen automatisch das verfügbare VzÄ für den jeweiligen Monat. Verschiedene Kriterien, wie beispielsweise Integrationskinder die eine Eingliederungshilfe beziehen, werden dabei in die Berechnung mit einbezogen.

    Aus diesem VzÄ können dann die Stunden der Erzieher/innen ermittelt werden. Die Stundenanzahl muss dabei für einen Monat nicht unbedingt voll ausgeschöpft werden, die Reststunden werden dann im Folgemonat mit zur Berechnung aufgeführt.

  • Personal

    Die Personalverwaltung ist derzeit im KitaExperte noch ausbaufähig. Es können lediglich die Stunden für die Erzieher/innen eingetragen werden. Dafür ist eine Eingabemaske vorhanden, die während der Stundeneingabe ständig die noch verfügbaren Stunden nach VzÄ (Vollzeit-Äquivalent) anzeigt.

    Auf Wunsch ist dieses Modul ohne Weiteres noch auf spezielle Vorgaben erweiterbar

  • Stunden

    Die Stunden für die Erzieher/innen werden im KitaExperte manuell vergeben. Die zu vergebenden Stunden werden aus dem Vollzeit-Äquivalent, den Reststunden vom Vormonat, sowie 4 manuell auswählbaren Kategorien ermittelt.

 
kitaexperte-webbasiert

?Wie sicher sind Daten auf einem PC?

Die Sicherheit der PC's ist das größte Problem von herkömmlicher Verwaltungssoftware.

Aus diesem Grund wird häufig wegen der Unzulänglichkeit der verwendeten Software das Problem auf das Betriebssystem umgelegt. In solchen Fällen muss z.B. durch die Verwendung von aufwendigen, kostspieligen und in der Wartung komplizierteren Betriebsystemen eine häufig effektiv leider nur geringfügig höhere Sicherheit erzeugt werden.

Bei dieser klassischen Lösung werden alle Daten auf der lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners gespeichert. Beim Einsatz herkömmlicher Verwaltungssoftware muss die Sicherheit aller verwendeten Arbeitsplatzrechner sichergestellt werden und alle Mitarbeiter müssen entsprechend unterwiesen werden, damit nicht irrtümlich oder auf Grund mangelhafter Kenntnis Daten gelöscht werden.

Beim Einsatz von webbasierten Programmen tritt dieses Problem nicht auf, da hier auf den Clients keine Daten gespeichert werden. Das bedeutet, dass selbst bei Zerstörung (Brand) oder Abhandenkommen (Diebstahl) des Rechners oder bei Manipulation durch Schadsoftware (Viren) keine Daten an einen Angreifer übertragen oder vernichtet werden können.

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?Zugang zum Computer

Wer hat im Alltag wirklich Zugang zu dem Computer?

Um die Sicherheit von Daten wirklich zu gewährleisten, muss man auch Zugriffe von folgenden Personengruppen betrachten.

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?Schutz vor ungewolltem Zugriff

Die Datensicherheit auf einem Computer ist in erheblichem Maße von folgenden Umständen abhängig

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?Datensicherung (Backup)

Oftmals kommt es vor, dass auf den PC's der Kitas kein Backup-Programm eingerichtet ist und somit bei einem eventuellen Hardwaredefekt keine Sicherung der vorhandenen Daten existiert

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?Sicherungsmedien

Wenn auf dem PC ein Backup-Programm die automatischen Datensicherungen durchführt, wohin werden dann diese Daten gesichert?

Meist handelt es sich hierbei um externe Festplatten oder reine Backup-Server. Oft wird jedoch auch einfach auf CD/DVD oder USB-Stick gesichert.

Genauso wie der PC müssen diese Speichermedien vor einem ungewollten Zugriff gesichert sein

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?Wie sicher sind Daten auf einem Webserver?

Ein ordentlich konfigurierter Webserver bietet ein weitaus höheres Maß an Sicherheit für die Daten, als dies auf einem normalen Computer jemals erreicht werden kann.

Ein Webserver ist vom Aufbau und Funktion her nur für den Internetbetrieb konzipiert, während ein normaler PC mit seinem Betriebssystem die Funktion der vielfältigsten Benutzerprogamme realisieren muss.

So würden beispielsweise viele Programme auf dem heimischen PC gar nicht funktionieren, wenn dort die Sicherheitsbeschränkungen eines Webservers eingestellt wären.

So ist es nicht verwunderlich, dass es Hackern viel leichter fällt, Daten von einem PC mit Internetverbindung einzusehen, als von einem Webserver.

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?Übertragungs-Sicherheit

Um die Übertragung der Daten vom Webserver zum Client (und umgekehrt) abzusichern, sind folgende Aspekte sicherzustellen.

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druckbare Liste
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