Informationen
KitaExperte ist eine webbasierte Software für Kita-Träger zur Verwaltung und monatlichen Abrechnung von Kindertagesstätten.
Der Vorteil liegt im ortsunabhängigen Zugriff auf das zentral gelagerte Programm. Dies ermöglicht die Programmnutzung sowohl vom Verwaltungsbüro des Trägers als auch von den einzelnen Kitas aus. Jederzeit kann von verschiedenen Stellen auf ein und denselben Datenbestand zugegriffen werden. Die monatlichen Abrechnungen (und der damit verbundene Lastschrifteinzug) können vom Träger oder von den einzelnen Kitas durchgeführt werden.
KitaExperte ist ein Produkt von progtw (ausgesprochen prog-t-w, steht für Programmierung Thomas Weise).
- geringe Anforderungen
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geringe Anforderungen
keine speziellen Computerkenntnisse nötig
Zum Arbeiten mit KitaExperte benötigen Sie keine speziellen Computerkenntnisse und müssen auch kein Excel- oder sonstiger Experte sein. Zumindest sind Einfachheit und Übersichtlichkeit unsere Hauptziele der Programm-Entwicklung.
Falls Sie unverständliche Stellen im Programm entdecken, scheuen Sie sich bitte nicht, uns darauf hinzuweisen. Das Feedback der Nutzer ist der beste Weg, KitaExperte immer noch besser zu entwickeln.
auch für ältere Computer geeignet
Für die Nutzung von KitaExperte eignet sich jeder heute gängige Computer mit Internetzugang, als Faustregel kann man davon ausgehen, dass ein bis zu 5 Jahre alter Computer immer noch völlig für das Arbeiten mit KitaExperte geeignet ist.
Das liegt daran, dass auf dem Computer keinerlei zusätzliche Software installiert werden muss. Der Zugriff zu KitaExperte kann mit jedem x-beliebigen Web-Browser erfolgen (jedes Betriebssystem verfügt über mindestens einen Web-Browser.
unabhängig vom Betriebssystem
Es ist egal, mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten, sei es Windows, Linux, BSD oder Sie nennen ein Macintosh-System Ihr Eigen. Denn jedes Betriebssystem hat mindestens einen Web-Browser von Haus aus integriert. Dieser Web-Browser genügt zum Bedienen von KitaExperte.
das Bindeglied
(Ihr Computer ←→ KitaExperte)
ist Ihr Web-BrowserOft heißt der vorhandene Web-Browser Firefox oder Internet Explorer. Aber auch andere Web-Browser, wie Opera, Safari, Chrome, Mozilla usw. sind genauso gut geeignet.
Nur falls Sie es gar nicht wissen und es Sie interessiert, welchen Web-Browser Sie jetzt gerade verwenden, halten Sie mal ganz links oben in Ihrem "Programmfenster" nach einem dieser Icons Ausschau:
- Firefox
- Internet Explorer 6
- Internet Explorer 7
- Opera
- Safari
- Google Chrome
- Mozilla
- leicht bedienbar
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leicht bedienbar
Das Hauptaugenmerk bei der Entwicklung von KitaExperte wurde auf eine leichte, sich selbst erklärende Bedienbarkeit gelegt.
Programmeinteilung
Das folgende Bild verdeutlicht die Einteilung des Programmes.
- Stammdaten - alle Daten zu den Kindern, Erziehungsberechtigten und dem Personal.
- Vorgänge - die monatlich durchzuführenden Aufgaben (Monatsabrechnung).
- Listen - alle verfügbaren Zusammenstellungen, auch zum Export nach PDF, Excel usw.
Tipps
Klicken Sie im Programmfenster oben rechts auf Tipps, um sich Tipps zur Benutzung des jeweiligen Abschnitts anzeigen zu lassen.
Die Tipps werden im rechten Teil des Programmfensters angezeigt.
Um die Tipps wieder auszublenden klicken Sie erneut auf Tipps.Hilfe
Klicken Sie im Programmfenster oben rechts auf Hilfe, um sich eine ausführlichere Hilfeanleitung zur Benutzung des jeweiligen Abschnitts anzeigen zu lassen.
Die Hilfe wird im unteren Teil des Programmfensters angezeigt.
Um die Hilfe wieder auszublenden klicken Sie erneut auf Hilfe. - keine Installation
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keine Installation
Ihr Computer ist sofort startbereit
Sofern Sie nicht die Einzelplatzversion von KitaExperte verwenden, wird auf dem zugreifenden Computer keinerlei zusätzliche Software benötigt.
Sie können praktisch, egal wo Sie sich gerade befinden und welchen Computer sie vor sich stehen haben, jederzeit auf KitaExperte zugreifen. Einzige Voraussetzung ist ein funktionierender Internetzugang auf dem Computer (und natürlich ein vorhandener Benutzeraccount samt Passwort für die Anmeldung am Programm).
kein Update-Stress
Ein weiterer Vorteil in diesem Zusammenhang sind die Programm-Updates, die nur an einer einzigen Stelle einzupflegen sind. Wenn Sie als Träger mehrere Kitas verwalten und schon einmal ein Programm-Update auf allen Kita-Rechnern einspielen mussten, werden Sie dies zu schätzen wissen.
Und falls Sie sich für ein Hosting bei uns entscheiden, dann müssen Sie sich über die Programm-Updates überhaupt keine Sorgen mehr machen.
- hohe Sicherheit
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hohe Sicherheit
Für den Laien mag es paradox klingen: Wieso sollte ein webbasiertes PC-Programm sicherer sein, als ein PC-Programm, das auf verschiedenen Rechnern lokal installiert ist?
Hier soll jetzt kein Meinungsstreit über webbasierte Software entfacht werden. Dazu sollte sich jeder seine eigene Meinung bilden. Als Überlegungshilfe beantworten Sie für sich folgende Fragen
Sicherheit von lokal installierten PC-Programmen
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Zugang zu den Daten auf einer Festplatte allgemein
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Datensicherung und Backup
Sicherheit von webbasierten Programmen
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Datensicherheit im Internet allgemein
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Datensicherung und Backup
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- mehrere Kitas
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mehrere Kitas
geeignet für kirchliche und freie Träger sowie Kommunen
KitaExperte ist "mehrmandantenfähig". Das heißt, es können unbegrenzt viele Kindertagesstätten von unbegrenzt vielen Benutzern verwaltet werden. Deshalb ist KitaExperte ideal geeignet für Träger, die mehrere Kita's verwalten.
Verwaltung an zentraler Stelle
Die Kita's und die Benutzer des Programmes können nur an einer zentralen Stelle angelegt und bearbeitet werden. Die Auslagerung dieser Zugangsdaten außerhalb des Webspace der jeweiligen Domain bietet ein Höchstmaß an Sicherheit.
- Export für FiBu-Programme
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Export für FiBu-Programme
Sepa-Lastschriftdatei für automatischen Bankeinzug per Lastschrift
Um die anfallenden Bank-Lastschriften der Eltern nach jeder Monatsabrechnung mit einem Finanzbuchhaltungs-Programm in einem Rutsch zu erledigen, können Sie im KitaExperte eine sogenannte Sepa-Lastschriftdatei erzeugen.
Sie können Ihr FiBu-Programm weiterhin verwenden
Diese Sepa-Lastschriftdatei kann in jedem uns bekannten FiBu-Programm verwendet werden, um die anfallenden Bank-Geschäfte vorzunehmen.
- druckbare Listen
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druckbare Listen
Stammdaten-, Abrechnungs- und sonstige Listen
Aus den Monatsabrechnungen oder den Stammdaten können die verschiedensten Listen generiert werden.
pdf-Format zum ausdrucken speichern oder archivieren
Die wichtigsten Listen werden dabei als PDF angeboten, was oft layouttechnischen Ärger erspart, wie beispielsweise falsche Zeilenumbrüche, Tabellenraster oder Seitenumbrüche. Das PDF-Format eignet sich ausgezeichnet zu Ausdruck, zum Archivieren oder zur einfachen Weitergabe in Dateiform.
selbst zusammenstellbare Listen im CSV- oder EXCEL-Format
Aus den Stammdaten kann man außerdem auch Listen mit den gewünschten Spalten und Sortierkriterien selbst zusammenstellen und als CSV-Datei im OpenOffice oder als Excel-Datei in Microsoft Office öffnen.
- Sonstiges
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Sonstiges
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anfallende Kosten im Monat
Diese unterteilen sich in feste und veränderliche Kosten.
feste Kosten
Die festen Kosten sind die Elternbeiträge und eventuelle Vergünstigungen wie Zuschüsse vom Jugendamt oder eine gewährte Eingliederungshilfe. Diese festen Kosten werden vom KitaExperte für jedes Kind anhand Betreuungszeit, Familienstand und Kinderanzahl automatisch generiert.
veränderliche Kosten
Die folgenden veränderlichen Kosten können jeden Monat vor der Monatsabrechnung manuell eingegeben werden:
- Anzahl für Frühstück, Mittag, Vesper und Trinken
- ein Betrag für zusätzliche Betreuungszeit
- frei definierbare Spalten für sonstige Kosten oder Korrekturbeträge
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Monatsabrechnung
Nach der Eingabe der Monatsdaten kann der jeweilige Monat abgerechnet werden. Dabei laufen intern eine Menge Prüfroutinen ab, so kann es je nach Anzahl der Kinder schonmal bis zu 5 Sekunden dauern, bis das Programm alles berechnet und gespeichert hat.
Nach der vorgenommenen Abrechnung ist dieser Monat dann passe, das heißt es können keine Änderungen an diesem Monat mehr vorgenommen werden. Eventuelle Korrekturen (wenn man beispielsweise vergessen hat das Trinken zu berechnen) können danach ausschließlich über den Folgemonat vorgenommen werden.
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VzÄ (Vollzeit-Äquivalent)
KitaExperte berechnet bei jeder Monatsabrechnung anhand der Kinderzahlen automatisch das verfügbare VzÄ für den jeweiligen Monat. Verschiedene Kriterien, wie beispielsweise Integrationskinder die eine Eingliederungshilfe beziehen, werden dabei in die Berechnung mit einbezogen.
Aus diesem VzÄ können dann die Stunden der Erzieher/innen ermittelt werden. Die Stundenanzahl muss dabei für einen Monat nicht unbedingt voll ausgeschöpft werden, die Reststunden werden dann im Folgemonat mit zur Berechnung aufgeführt.
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Personal
Die Personalverwaltung ist derzeit im KitaExperte noch ausbaufähig. Es können lediglich die Stunden für die Erzieher/innen eingetragen werden. Dafür ist eine Eingabemaske vorhanden, die während der Stundeneingabe ständig die noch verfügbaren Stunden nach VzÄ (Vollzeit-Äquivalent) anzeigt.
Auf Wunsch ist dieses Modul ohne Weiteres noch auf spezielle Vorgaben erweiterbar
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Stunden
Die Stunden für die Erzieher/innen werden im KitaExperte manuell vergeben. Die zu vergebenden Stunden werden aus dem Vollzeit-Äquivalent, den Reststunden vom Vormonat, sowie 4 manuell auswählbaren Kategorien ermittelt.
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